Política de privacidad

TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES DE ALMACÉN REFRIELECTRIC S.A.S.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE REFRIELECTRIC S.A.S.

INTRODUCCIÓN

La ley estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, son las disposiciones normativas generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

Esta Ley contiene los principios y procedimientos de obligatorio cumplimiento por parte de todas las organizaciones que deban manejar datos personales. Es así como las empresas deben establecer mecanismos y procedimientos claros y confiables de prevención, protección y conservación de los datos personales de los usuarios o titulares de la información.

Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el artículo 18 de la referida ley, ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S., adopta el siguiente manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención a los titulares de consultar, rectificar y efectuar reclamos sobre su información aportada.

ASPECTOS PRELIMINARES

ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S., identificada con NIT 800.242.394-7, consiente de la importancia que representan los datos personales para sus titulares, y de la responsabilidad que ha adquirido frente a estos como consecuencia de las actividades de tratamiento de información desarrolladas en ejecución de su objeto social, pone a disposición de los interesados, sus políticas para el tratamiento de información y datos personales, En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012, especialmente lo dispuesto en del decreto reglamentario 1377 de 2013.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Si el titular de la información personal desea acceder al contenido de las políticas, puede solicitarlas al correo electrónico bdatos@almacenrefrielectric.com.co.

CAMPO DE APLICACIÓN

Esta política se aplicará a los datos personales, información y archivos registrados en las bases de datos, susceptibles de tratamiento, en virtud de la relación contractual o de servicios sostenida o que se haya sostenido entre éstos y ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S, quien actuará en calidad de Responsable de Tratamiento de Datos Personales.

OBJETIVOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL TITULAR DE ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S

  • Brindar lineamientos legales y corporativos bajo los cuales la empresa realizará el tratamiento de sus datos e información personal, las finalidades, sus derechos como titular, así como los procedimientos establecidos para el ejercicio de tales derechos ante ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S.
  • Establecer los criterios sobre la obtención, recolección, uso tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales.
  • Establecer la responsabilidad de ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S respecto al tratamiento de datos personales.

DEFINICIONES

Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deberán tenerse en cuenta las siguientes definiciones de los principales términos presentes en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 del año 2013, y/o en las presentes políticas, puntualizando de forma muy clara el significado de ellos:

  • Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: Es la notificación realizada por el responsable en los casos en los que no sea posible poner a disposición del titular las políticas de tratamiento de la información, en la cual el responsable le informa al titular sobre el tratamiento de sus datos personales y sus finalidades, comunicándole acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, además de cómo podrá acceder a las mismas.
  • Base de Datos: Es el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información que directa o indirectamente se refiera a una persona natural y que permita identificarla. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, número de identificación ciudadana, dirección, dirección de correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.
  • Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Entre otros:
    • Información relativa al estado civil de las personas.
    • Información relativa a su profesión u oficio.
    • Información relativa a su calidad de comerciante o de servidor público.
  • Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como por ejemplo aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotos).
  • Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Protección de datos: Conjunto de estrategias adoptadas por la entidad en sus diferentes niveles de funcionamiento misional, administrativo o tecnológicos dirigidas a garantiza que la información de los usuarios de una compañía, entidad o de cualquier base de datos, esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a ésta, por parte de personas no autorizadas.
  • Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Titular del Dato: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de esa clase de información.
  • Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia Internacional).

ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S será el responsable del tratamiento de los datos personales de sus clientes, colaboradores, proveedores, prestadores de servicios y personas naturales y/o jurídicas, sobre los cuales decida de forma directa y autónoma.

PRINCIPIOS

Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por la empresa en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.

  • Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • Principio de finalidad: el Tratamiento de nuestra política de tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. La aplicación de este principio implica también: un ámbito temporal, es decir que el periodo de conservación de los datos personales no exceda del necesario para alcanzar la necesidad con que se han registrado y un ámbito material, que exige que los datos recaudados sean los estrictamente necesarios para las finalidades perseguidas.
  • Principio de libertad: el tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados si previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. No está permitido el consentimiento tácito del titular y sólo podrá prescindirse de él por expreso mandato legal o por orden de autoridad judicial. El consentimiento que brinde el titular deberá ser expresado de forma clara, de tal manera, que sea entendido como una manifestación específica, informada y libremente emitida, de su acuerdo con el procesamiento de sus datos personales. Por ello, el silencio del titular nunca podría inferirse como autorización del uso de su información.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y Comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error.

ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S se compromete con los TITULARES de la información que compone su base de datos, a garantizar que la misma sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, consecuencialmente, se abstendrá de tratar datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Para este fin, pone a disposición de los titulares de la información los mecanismos establecidos en la normatividad vigente y evidenciados en la presente política, encaminados a garantizar que los titulares puedan, en todo momento, solicitar la corrección, actualización o supresión de la información.

  • Principio de transparencia: En el Tratamiento, se garantizará el derecho del titular a obtener de la empresa en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.
  • Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo al titular o terceros autorizados conforme a la ley.
  • Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

TRATAMIENTO Y FINALIDADES A LAS QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

AUTORIZACION.

Las actividades de tratamiento de información reglamentadas por la presente política serán ejecutadas exclusivamente sobre datos personales cuyos titulares hayan emitido su autorización de manera previa expresa e informada.

Sin perjuicio de lo anterior, ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S se reserva el derecho a ejecutar actividades de tratamiento, sobre información cuya autorización no sea requerida en virtud de las disposiciones legales que reglamentan la materia, caso en el cual continúan vigentes los compromisos de ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S, frente a los titulares establecidos en la presente política.

a. Datos recolectados por ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S.
ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. conserva copia de las autorizaciones emitidas por el titular del dato y de las comunicaciones enviadas a los mismos en virtud de lo dispuesto por el artículo 10 del decreto 1377 de 2013, respecto de los datos recolectados por aquella.

b. Datos suministrados por terceros
Además de los datos personales recolectados por ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. directamente con el TITULAR ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S., frecuentemente obtiene datos personales de bases de datos suministradas por terceros, quienes previamente han obtenido autorización de los TITULARES.

BASE DE DATOS ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S.

La base de datos de ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S., hace referencia al conjunto de datos personales almacenados metódicamente atendiendo al desarrollo del objeto social de la sociedad comercial.

Las bases de datos ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. están compuestas principalmente, por información de proveedores, socios, empleados, ex empleados y clientes, de las cuales se obtiene en el ejercicio de nuestra actividad comercial, los siguientes datos:

Nombre del titular del dato (Persona natural o jurídica), Perfil sociodemográfico, número identificación, lugar y fecha de expedición del documento de identidad, dirección de residencia o domicilio comercial,  edad, e-mail, teléfono fijo y móvil, profesión, cargo, salario empleados (actual y anteriores), número de cuenta bancaria, entidad financiera, RUT, tipo de cuenta, créditos, fondo de pensiones, cesantías y administradora de riesgos laborales; EPS, fecha y lugar de nacimiento, resultados exámenes médicos ocupacionales, información académica, idiomas, experiencia laboral, competencias, estado civil, información conyugue e hijos, datos familiares, información relativa a la vivienda (visita domiciliaria eventualmente), tipo de sangre- RH, antecedentes penales o disciplinarios.

Adicional a lo anterior ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S., cuenta dentro de sus instalaciones con un circuito cerrado de televisión a través de cámaras de seguridad instaladas en diversas zonas del inmueble, que le permite adoptar medidas de seguridad, en este orden de ideas, ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. recopila y almacena imágenes de las personas que llegaren a ser captadas por dichos sistemas, para efectos exclusivos de adopción de medidas de control y vigilancia de sus instalaciones. Respetando, en todo caso, las limitantes establecidas por la normatividad colombiana y con especial cuidado de las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. recopila, almacena, utiliza, transmite y, en general realiza actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales, en desarrollo de procesos de selección, contratación y promoción de personal y la ejecución de obligaciones de naturaleza contractual, tanto con sus empleados, como con proveedores y clientes de servicios y contratistas externos.

Somos una compañía especializada en el comercio al por mayor de equipos electrónicos y de refrigeración, entre otros. Por ende, para el desarrollo de su objeto social, es imprescindible la contratación de un personal altamente calificado y con experiencia demostrada en áreas específicas; en este orden de ideas, ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. recopila ciertos datos personales de posibles candidatos a ser empleados de la compañía y de empleados existentes, que permiten facilitar entre otros, los procesos de selección, contratación y promoción al interior de ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. y en sí, el cumplimiento del régimen laboral y seguridad social vigente.

  • Evaluar candidatos a ser empleados de la empresa. Algunos datos de los empleados podrán ser compartidos con empresas de servicios temporales para el establecimiento de la relación contractual.
  • Desarrollar las relaciones laborales con los empleados incluyendo las actividades de bienestar y salud ocupacional establecidas en la empresa.
  • Realizar las actividades para la gestión del recurso humano.

El desarrollo de nuestro objeto social trae implícito la interacción con clientes, los cuales proporcionan sus datos personales que son tomados para fines netamente comerciales, de mercadeo, publicitarios, marketing, así como aspectos contables, actividades de soporte y mejora de calidad de nuestros productos y servicios.

  • Realizar actividades de fidelización de clientes, publicidad y prospección comercial, análisis de perfiles y segmentación de mercados.
  • Enviar campañas comerciales, publicitarias y de mercadeo de los productos y servicios de la empresa y demás comunicaciones que se considere necesarias para comunicar información relacionada con su objeto social.
  • Realizar la gestión contable, fiscal y administrativa, incluyendo la gestión de cobros y pagos
  • Evaluación de la calidad de los producto y servicios ofrecidos por la empresa, la cual podrá efectuarse por cualquiera de los medios de contacto informados por el titular de la información en su proceso de contratación o afiliación.
  • Gestión de trámites para la atención de peticiones, quejas y reclamos que se reciban mediante los diferentes canales dispuestos por la empresa, al igual que la realización de encuestas de satisfacción respecto al servicios y productos ofrecidos por la empresa.
  • Realizar las actividades de control de acceso y video vigilancia. Los datos obtenidos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de la empresa y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Nuestra actividad comercial necesita de insumos, por ende, ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. posee proveedores que surten los implementos y servicios necesarios para llevar a cabo las operaciones del giro ordinario del negocio, es decir, para fines netamente comerciales, de mercadeo, aspectos contables, actividades de soporte y mejora de calidad de nuestros productos y servicios ofrecidos al mercado, y otras finalidades inherentes o accesorias a la prestación de los servicios en los términos contractuales que se han pactado con los proveedores.

En síntesis, ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. requiere recopilar, almacenar, utilizar y, en general realizar actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales, que le permitan interactuar activamente con los titulares de tal información, cumplir con sus obligaciones en calidad de empleador, prestador de servicios y compradores, y a su vez ejecutar de manera adecuada y sin interrupciones las actividades relacionadas con su objeto social; consecuencialmente, la finalidad del tratamiento de la información personal contenida en la base de datos de ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S., consiste en:

  1. Cumplimiento de obligaciones relacionadas con la ejecución del objeto social de la compañía, dentro y fuera del territorio nacional.
  2. Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales, asociadas con las actividades relacionadas en los párrafos anteriores.
  3. Adopción de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones de ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S.

TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

Por regla general, en la ejecución de cualquier actividad de tratamiento de datos personales, ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. se abstendrá de manipular datos cuyo titular sea un menor, a la luz de lo dispuesto en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012.

Excepcionalmente y, teniendo en cuenta la finalidad de la base de datos, ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. requerirá someter a tratamiento datos personales de menores de edad, como en el caso de ciertos datos personales de los hijos del personal vinculado, o de aprendices y practicantes que no han alcanzado la mayoría de edad. En este orden de ideas, ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. someterá el tratamiento de los datos de esta naturaleza a las siguientes reglas:

  1. Respeto del interés superior del menor titular del dato.
  2. Respeto de los derechos fundamentales del menor titular del dato.
  3. Autorización emitida por el representante legal del menor titular del dato.

COMPROMISOS ADQUIRIDOS FRENTE A LOS TITULARES

Para todos los efectos legales relacionados con el tratamiento de datos personales, de conformidad a lo establecido en los artículos 17 y 18 de la ley 1581 de 2012, ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. se considera responsable del tratamiento de información personal, con todas las consecuencias jurídicas que tal calidad implica.

Como consecuencia de lo anterior, ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. adopta los siguientes compromisos con los titulares de la información personal:

  1. Garantizar al TITULAR, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar autorización del TITULAR en los casos en que, conforme a una disposición legal, sea necesario obtener tal autorización.
  3. Conservar una copia de la autorización emitida por el TITULAR, cuando la misma sea necesaria.
  4. Informar debidamente al TITULAR sobre la finalidad de la recolección de los datos.
  5. Informar debidamente al TITULAR los derechos que le asisten en virtud de su calidad de tal.
  6. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  7. Garantizar que la información sometida a Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  8. Rectificar la información cuando sea incorrecta o parcializada.
  9. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en términos señalados por la ley.
  10. Permitir el acceso a la información personal únicamente a las personas que, según las disposiciones legales, puedan tener acceso a ella.
  11. Adoptar un manual interno procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales.
  12. Informar a solicitud del TITULAR sobre el uso dado a sus datos.

DERECHOS DE LOS TITULARES

ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S., comprometido con el respeto a los intereses de los titulares de los datos personales sometidos a su tratamiento y, consciente de la importancia del debido tratamiento de datos personales, reconoce a los TITULARES de los datos de la base de datos, los siguientes derechos:

  1. Conocimiento: En virtud de este derecho, el titular del dato está facultado para solicitar, en cualquier momento y de manera gratuita, información sobre los datos que sobre él estén siendo manipulados por ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S., y el uso que se le da a tales datos.
  2. Rectificación: Potestad reconocida al titular del dato para solicitar, en cualquier momento, la corrección de la información inexacta que repose en la base de datos de ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S.
  3. Actualización: Facultad del TITULAR del dato de solicitar que, por motivos diferentes a la corrección de datos, la información que reposa en la base de datos de ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S., sea completa y actualizada, en este orden de ideas, podrá solicitar el ingreso o supresión de todo tipo de información que considere pertinente.
  4. Solicitar copia de autorización: Cuando de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012, se requiera obtener autorización del TITULAR para que sus datos sean sometidos a actividades de tratamiento, estará facultado para solicitar, en cualquier momento y de manera gratuita, copia de la autorización emitida por este.
  5. Revocar la autorización: Cuando de conformidad con lo establecido en la sección 6 y en el artículo 10 de la ley 1581, se requiera obtener autorización del titular para que sus datos sean sometidos a actividades de tratamiento, estará facultado para revocar, en cualquier momento, la autorización emitida.
  6. Supresión: En virtud de este derecho, el titular podrá solicitar a ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. en cualquier momento, la supresión de los datos que reposen en la base de datos., siempre que no exista un deber legal o contractual de permanecer en ella.
  7. Facultad de entregar o no información calificada como sensible.

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

Para el ejercicio de los derechos de rectificación, actualización, revocatoria de la autorización y supresión de la información, los TITULARES o las personas legitimadas de conformidad con lo dispuesto en la Ley, podrán elevar peticiones a la sociedad ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S., para hacer efectivos sus derechos.

ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. A nivel interno ha establecido unos procedimientos para la oportuna y eficaz atención de las consultas, peticiones y reclamos, teniendo en cuenta los encargados de las diferentes bases de datos y nuestra estructura administrativa interna, tal y como se observará en lo seguido:

CONSULTAS, PETICIONES Y RECLAMOS

Para el ejercicio de los derechos de conocimiento, acceso a la información y solicitud de copia de la autorización ect, los TITULARES o las personas legitimadas, de conformidad con lo dispuesto, podrán elevar consultas al área competente, bajo la observancia de las siguientes reglas:

a.       Mecanismos

La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse por escrito sea este físico o por correo electrónico a la Calle 11 # 12ª – 58 esquina, edificio los Cocos – Santa Marta, Correos: bdatos@almacenrefrielectric.com.co (para consultas, quejas y reclamos), contabilidad1@almacenrefrielectric.com.co, cartera@almacenrefrielectric.com.co, rrhh@almacenrefrielectric.com.co  (para actualizaciones), se deberá describir brevemente los hechos que motivan la petición, la dirección de correspondencia, los datos de identificación, adjuntando los documentos que soporten su solicitud y que acrediten su legitimidad para obrar, cuando quien presenta la solicitud no sea el titular del dato.

Petición concreta y precisa de información, actualización, rectificación o revocatoria del consentimiento y/o su presión del Dato. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que la empresa proceda como Responsable del Tratamiento de la base de Datos a dar respuesta.

  1. Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
  2. Documentos que soportan la solicitud conforme lo indicado en numerales anteriores.
  3. Firma de la solicitud por parte del Titular del Dato Personal.

La empresa, documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los Titulares de los Datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los Titulares de Datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descrito.

Se debe tener en cuenta que la Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos de cada base datos se determina así:

 Proveedores:

Clientes:

Empleados:

b.       Trámite

Recibida la consulta, el área competente la resolverá en la medida de lo posible, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término indicado en el inciso anterior, se informará al solicitante tal situación, los motivos de la demora y la fecha en la cual será resuelta la solicitud, fecha que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Según lo estipulado en el artículo 14 de la ley 1581 de 2012.

c.       Respuesta

El área competente de los trámites relacionados con el debido tratamiento de los datos personales, dará respuesta a los requerimientos de los titulares del dato, dentro de los términos establecidos en la Ley, de manera escrita a la dirección física o electrónica suministrada por el solicitante para tal efecto.

Cuando el solicitante suministre una dirección física y una electrónica, o más de una dirección de aquellas o de estas, será a entera discreción de ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. la decisión sobre a cuál dirección enviar la respuesta a la consulta.

d.       Decisión

El área encargada, dará respuesta a los requerimientos de los titulares del dato, dentro de los términos establecidos, de manera escrita a la dirección física o electrónica suministrada por el solicitante para tal efecto.

Cuando el solicitante suministre una dirección física y una electrónica, o más de una dirección de aquellas o de estas, será a discreción de ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. la decisión sobre a cuál dirección enviar la respuesta a la consulta.

LEGITIMIDAD

Se encuentran legitimados para ejercer los derechos, el titular del dato, sus causahabientes y las personas autorizadas por aquel o estos; en los dos últimos casos, se deberá acreditar la calidad cuyo reconocimiento se solicitara, a través de mecanismos idóneos.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

MEDIDAS DE SEGURIDAD.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. adoptará las políticas y medidas técnicas, tecnológicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso o tratamiento no autorizado o fraudulento. Además, implementara protocolos de seguridad y confidencialidad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

DISPOSICIONES FINALES

VIGENCIA

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación 21 de Julio de 2020 y estará vigente durante el tiempo que ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. ejecute las actividades descritas en su objeto social.

Los cambios sustanciales en las políticas de Tratamiento que puedan afectar el contenido de la autorización, principalmente los relacionados con la identificación de ALMACEN REFRIELECTRIC S.A.S. y/o la finalidad del tratamiento de los datos personales, serán comunicados oportunamente a los TITULARES de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

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